Las ventajas de un sistema de gestión documental
Para ofrecer un servicio de alta calidad y satisfacer con excelencia las necesidades de los clientes, implantar un sistema de gestión documental es la solución óptima. Estas son algunas de las grandes ventajas.
Mayor eficiencia de trabajo al poder acceder a los documentos desde cualquier dispositivo móvil con acceso a la red.
Automatización de algunos procesos rutinarios, como las facturas. De esta manera los empleados ahorran tiempo y aumenta la productividad.
Mejora de la seguridad de los datos e información del negocio, ya que un programa de gestión documental cuenta con un sistema de restricción al acceso de los documentos.
Evita las posibles pérdidas o “traspapelados” de documentos, que tanto perjudica a las actividades laborales en la abogacía.
Facilita los compromisos legales, éticos y deontológicos relacionados con los documentos.
Fomentan el trabajo colaborativo de los empleados.
Agilizan multitud de trámites internos, gracias a que se automatizan los procesos de validación y aprobación con herramientas de workflow.
Razones para digitalizar tu archivo documental
Evitar problemas legales
Mantener la seguridad y accesibilidad a documentos críticos es una cuestión principal en una empresa. En muchos casos la Ley obliga a la conservación de cierto tipo de documentos (por ejemplo, las facturas deben conservarse al menos 4 años en España) y en otros, la documentación puede hacer la diferencia a favor de la compañía en juicios o litigios contra terceros. Hay que recordar que a diferencia del papel, los registros electrónicos no sufren deterioros por el paso del tiempo.
Productividad
Un factor clave en la mejora de la productividad es la drástica reducción del tiempo en el que se llevan a cabo los procesos. Incluso implementar herramientas digitales puede eliminar carga de trabajo al equipo evitando pérdidas de tiempo enviando la documentación a quienes realmente han de usarla.
Servicio al cliente
Los documentos digitales nos aportan la ventaja eliminar barreras a la hora de compartir información. Mecanismos digitales como envío de correos electrónicos o publicación de documentos en portales corporativos hacen que poner a disposición de los clientes los documentos que les interesan sea cada vez más sencillo y, por supuesto, mucho más rápido. El auge de oficinas virtuales ha hecho que este sea un factor determinante para muchas compañías a la hora de emprender un proyecto de digitalización.
Costes de Oficina
Tener documentos en papel trae consigo una serie de gastos muchas veces menospreciados. Fotocopias, tóner, folios, mantenimiento de equipo de oficina (impresoras y fotocopiadoras) y, por supuesto, costes de almacenamiento. Según diversos estudios, 3 archivadores de tamaño pequeño tienen un coste de 300 € al año para una empresa. ¿Cuántos tienes en tu empresa?