¿Sabía que los documentos en las empresas han crecido un 30% en el último año?


Documentación de texto

La gestión de los documentos supone un reto para las empresas en la actualidad, el volumen de la documentación sobrepasa el espacio físico y la gestión de éste resulta clave para el buen desempeño de la actividad.


Las soluciones actuales en gestión documental permiten una óptima organización de los documentos junto a una minuciosa gestión y tratamiento, lo que incide directamente en una mejor gestión de su empresa.

¿Sabía que los documentos en las empresas han crecido un 30% en el último año?


Documentación de texto

La gestión de los documentos supone un reto para las empresas en la actualidad, el volumen de la documentación sobrepasa el espacio físico y la gestión de éste resulta clave para el buen desempeño de la actividad.


Las soluciones actuales en gestión documental permiten una óptima organización de los documentos junto a una minuciosa gestión y tratamiento, lo que incide directamente en una mejor gestión de su empresa.

Procesos /servicios de la gestión documental KeyDocs


1Custodia y Almacenamiento
Gestionamos su archivo en nuestras instalaciones. Recogemos, ordenamos, inventariamos, custodiamos y vigilamos.
2Digitalización
Podemos digitalizar el archivo en diferentes formatos, lo que permite un acceso más rápido y sencillo a su información.
3Consulta o Retorno
Consulta del archivo en plataforma segura. Puede solicitar retorno o envío de cualquier documento, bien digitalmente o mediante entrega física.
4Destrucción
Eliminamos su documentación de forma segura y certificada, una vez transcurrido el tiempo legal establecido (cumplimiento de la normativa 32-757-1).
 

Procesos /servicios de la gestión documental KeyDocs


1Custodia y Almacenamiento
Gestionamos su archivo en nuestras instalaciones. Recogemos, ordenamos, inventariamos, custodiamos y vigilamos.
2Digitalización
Podemos digitalizar el archivo en diferentes formatos, lo que permite un acceso más rápido y sencillo a su información.
3Consulta o Retorno
Consulta del archivo en plataforma segura. Puede solicitar retorno o envío de cualquier documento, bien digitalmente o mediante entrega física.
4Destrucción
Eliminamos su documentación de forma segura y certificada, una vez transcurrido el tiempo legal establecido (cumplimiento de la normativa 32-757-1).

Las ventajas de un sistema de gestión documental



Para ofrecer un servicio de alta calidad y satisfacer con excelencia las necesidades de los clientes, implantar un sistema de gestión documental es la solución óptima. Estas son algunas de las grandes ventajas.


Mayor eficiencia de trabajo al poder acceder a los documentos desde cualquier dispositivo móvil con acceso a la red.


Automatización de algunos procesos rutinarios, como las facturas. De esta manera los empleados ahorran tiempo y aumenta la productividad.


Mejora de la seguridad de los datos e información del negocio, ya que un programa de gestión documental cuenta con un sistema de restricción al acceso de los documentos.


Evita las posibles pérdidas o “traspapelados” de documentos, que tanto perjudica a las actividades laborales en la abogacía.


Facilita los compromisos legales, éticos y deontológicos relacionados con los documentos.


Fomentan el trabajo colaborativo de los empleados.


Agilizan multitud de trámites internos, gracias a que se automatizan los procesos de validación y aprobación con herramientas de workflow.

Razones para digitalizar tu archivo documental

Según IDC, los trabajadores de oficina suelen consumir entre el 15 y el 35% de su jornada buscando documentos. Incluso en sistemas de archivo en papel bien organizado, encontrar un documento en particular resulta un 90% más lento que a través de herramientas de búsqueda informáticas.

Evitar problemas legales

Mantener la seguridad y accesibilidad a documentos críticos es una cuestión principal en una empresa. En muchos casos la Ley obliga a la conservación de cierto tipo de documentos (por ejemplo, las facturas deben conservarse al menos 4 años en España) y en otros, la documentación puede hacer la diferencia a favor de la compañía en juicios o litigios contra terceros. Hay que recordar que a diferencia del papel, los registros electrónicos no sufren deterioros por el paso del tiempo.

Productividad

Un factor clave en la mejora de la productividad es la drástica reducción del tiempo en el que se llevan a cabo los procesos. Incluso implementar herramientas digitales puede eliminar carga de trabajo al equipo evitando pérdidas de tiempo enviando la documentación a quienes realmente han de usarla.

Servicio al cliente

Los documentos digitales nos aportan la ventaja eliminar barreras a la hora de compartir información. Mecanismos digitales como envío de correos electrónicos o publicación de documentos en portales corporativos hacen que poner a disposición de los clientes los documentos que les interesan sea cada vez más sencillo y, por supuesto, mucho más rápido. El auge de oficinas virtuales ha hecho que este sea un factor determinante para muchas compañías a la hora de emprender un proyecto de digitalización.

Costes de Oficina

Tener documentos en papel trae consigo una serie de gastos muchas veces menospreciados. Fotocopias, tóner, folios, mantenimiento de equipo de oficina (impresoras y fotocopiadoras) y, por supuesto, costes de almacenamiento. Según diversos estudios, 3 archivadores de tamaño pequeño tienen un coste de 300 € al año para una empresa. ¿Cuántos tienes en tu empresa?

 
FAQ

Dudas frecuentes en la destrucción de documentos

Además de papel, ¿Puedo destruir otros soportes?

Hay que tener en cuenta que actualmente el mayor volumen de destrucción está en soporte papel pero existen otros soportes que contienen información y son susceptibles de destrucción como pueden ser las cintas de backup, cds, dvds, pendrives, discos duros, móviles.


Riesgos de una incorrecta gestión documental

Los riesgos son varios, en primer lugar: Tenemos el riesgo por protección de datos y las sanciones que puedan conllevar las cuales con la legislación actual pueden ser de hasta 600.000 euros y con la normativa europea de protección de datos que se ha aprobado y la cual se empezará a aplicar a partir de 2018 las sanciones se elevan considerablemente hacia los 20 millones de euros o al 4% de la facturación mundial de la compañía.

También existen riesgos penales para los responsables de las compañías en caso de no poner las medidas necesarias para evitar los riesgos por protección de datos y por último tendríamos el riesgo reputacional que afectaría considerablemente a la imagen de la compañía en caso de una divulgación no deseada.


¿Es obligado destruir la información confidencial y la protegida por la LOPD?

Por supuesto, ya que el incumplimiento en materia de protección de datos puede conllevar sanciones de hasta 600.000 euros con la actual legislación, hay que tener en cuenta también que se ha aprobado el nuevo reglamento europeo de protección de datos el cual se aplicará en 2018 y que eleva considerablemente las sanciones hasta los 20.000.000 euros o el 4% de la facturación global de la compañía del año anterior, cualquiera de las dos sanciones, la que más elevada sea.

Además en el caso de una divulgación indeseada de información, nuestra empresa puede aparecer en los medios con la consecuente perdida de reputación de nuestra compañía.


¿Puede destruir documentación cualquier empresa?

Lo recomendable es que la destrucción la realice una empresa especializada en destrucción de documentos que reúna una serie de mínimos adicionalmente a las medidas de seguridad que se establecen en el real decreto 1720 de la LOPD existen normativas de referencia en destrucción documental como es la norma UNE 15613 que además de recalcar las medidas de seguridad reflejadas en el real decreto, las amplía tanto en medios indicando inclusive como se han de confeccionar las instalaciones y que medidas de seguridad deben de reunir también en los procesos poniendo como límite las 24 horas para la destrucción de esa documentación desde el momento de su recogida.

Si tienes cualquier duda sobre destrucción de documentos: qué hay que destruir, posibles sanciones,… o cualquier cosa sobre la que necesites aclaración, contacta con nosotros y te la resolveremos. En Saeso asesoramos a las empresas y profesionales con este servicio destacado que mejora sus procesos empresariales, olvidándose de la gestión administrativa y pudiendo dedicar el tiempo a sus tareas principales.

FAQ

Dudas frecuentes en la destrucción de documentos

Además de papel, ¿Puedo destruir otros soportes?

Hay que tener en cuenta que actualmente el mayor volumen de destrucción está en soporte papel pero existen otros soportes que contienen información y son susceptibles de destrucción como pueden ser las cintas de backup, cds, dvds, pendrives, discos duros, móviles.


Riesgos de una incorrecta gestión documental

Los riesgos son varios, en primer lugar: Tenemos el riesgo por protección de datos y las sanciones que puedan conllevar las cuales con la legislación actual pueden ser de hasta 600.000 euros y con la normativa europea de protección de datos que se ha aprobado y la cual se empezará a aplicar a partir de 2018 las sanciones se elevan considerablemente hacia los 20 millones de euros o al 4% de la facturación mundial de la compañía.

También existen riesgos penales para los responsables de las compañías en caso de no poner las medidas necesarias para evitar los riesgos por protección de datos y por último tendríamos el riesgo reputacional que afectaría considerablemente a la imagen de la compañía en caso de una divulgación no deseada.


¿Es obligado destruir la información confidencial y la protegida por la LOPD?

Por supuesto, ya que el incumplimiento en materia de protección de datos puede conllevar sanciones de hasta 600.000 euros con la actual legislación, hay que tener en cuenta también que se ha aprobado el nuevo reglamento europeo de protección de datos el cual se aplicará en 2018 y que eleva considerablemente las sanciones hasta los 20.000.000 euros o el 4% de la facturación global de la compañía del año anterior, cualquiera de las dos sanciones, la que más elevada sea.

Además en el caso de una divulgación indeseada de información, nuestra empresa puede aparecer en los medios con la consecuente perdida de reputación de nuestra compañía.


¿Puede destruir documentación cualquier empresa?

Lo recomendable es que la destrucción la realice una empresa especializada en destrucción de documentos que reúna una serie de mínimos adicionalmente a las medidas de seguridad que se establecen en el real decreto 1720 de la LOPD existen normativas de referencia en destrucción documental como es la norma UNE 15613 que además de recalcar las medidas de seguridad reflejadas en el real decreto, las amplía tanto en medios indicando inclusive como se han de confeccionar las instalaciones y que medidas de seguridad deben de reunir también en los procesos poniendo como límite las 24 horas para la destrucción de esa documentación desde el momento de su recogida.

Si tienes cualquier duda sobre destrucción de documentos: qué hay que destruir, posibles sanciones,… o cualquier cosa sobre la que necesites aclaración, contacta con nosotros y te la resolveremos. En Saeso asesoramos a las empresas y profesionales con este servicio destacado que mejora sus procesos empresariales, olvidándose de la gestión administrativa y pudiendo dedicar el tiempo a sus tareas principales.

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